Une de nos clientes — une association genevoise active dans le domaine de la prévention en santé mentale — nous a appelés en début d’année avec une question simple : « On a reçu un mail de Microsoft, on doit faire quelque chose ? »

Le mail en question annonçait que leurs licences Microsoft 365 Business Premium, qu’elles utilisaient gratuitement depuis plusieurs années dans le cadre du programme nonprofit, ne seraient plus renouvelées à leur prochaine échéance. Pour cette association, c’était fin juin.

Microsoft a effectivement retiré, depuis le 1er juillet 2025, la subvention qui offrait jusqu’à 10 licences gratuites de Business Premium aux organisations à but non lucratif. La même chose pour Office 365 E1. Les associations qui en bénéficiaient ont reçu un courriel à un moment ou un autre cette année-là, leur indiquant la date à laquelle leurs licences allaient s’éteindre. Si rien n’était fait, après une période de grâce de 30 jours et une fenêtre de rétention de 60 jours, les données pouvaient être supprimées.

Pour beaucoup de petites structures, ce changement est passé inaperçu jusqu’à ce que le mail tombe.

Pourquoi ce changement, et qu’est-ce qui reste ?

Microsoft continue d’offrir gratuitement, jusqu’à 300 licences, le plan Microsoft 365 Business Basic aux nonprofits éligibles. Et propose toujours des remises d’environ 75 % sur les autres plans, dont Business Premium et Business Standard.

Sur le papier, l’alternative gratuite existe. Dans la pratique, le passage à Business Basic n’est pas indolore.

Business Basic, c’est Outlook web, Teams, OneDrive, SharePoint, mais sans les applications de bureau (Word, Excel, PowerPoint installés sur l’ordinateur). Les utilisateurs doivent travailler depuis le navigateur. Pour quelqu’un qui passe sa journée sur Excel ou qui doit produire des rapports complexes en Word, c’est une régression notable.

Et surtout, Business Basic n’inclut aucune des fonctions de sécurité avancée de Business Premium : pas de Microsoft Defender, pas de gestion des appareils via Intune, pas de protection contre les menaces avancées, pas de chiffrement des messages. Pour une association qui manipule des données sensibles — données de bénéficiaires, informations médicales, dossiers de bénévoles — c’est une perte de protection qui peut poser un problème de conformité avec la nLPD.

Notre recommandation pour notre cliente

Après analyse de leur usage réel, nous leur avons proposé de basculer vers Microsoft 365 Business Standard au tarif nonprofit. Ce plan inclut les applications de bureau et les outils collaboratifs essentiels, sans la couche complète de sécurité avancée de Business Premium, mais à un coût bien plus modéré.

Pour une dizaine d’utilisateurs, le surcoût mensuel est de l’ordre du prix d’un abonnement de téléphonie mobile par poste. Ce n’est pas négligeable pour une association qui boucle ses budgets au franc près, mais c’est gérable.

Nous avons regroupé licences, configuration, sauvegardes Microsoft 365 (qui ne sont pas faites par défaut, contrairement à ce que beaucoup pensent) et support utilisateur dans un seul forfait mensuel. Pour eux, ça simplifie la facturation et leur évite de jongler entre plusieurs prestataires. Pour nous, ça nous permet de connaître leur infrastructure de bout en bout et d’être réactifs quand quelque chose ne va pas.

Ce que nous aurions aimé que les associations sachent plus tôt

Trois choses, surtout, sur lesquelles nous voyons souvent des questions arriver trop tard.

La fin de la subvention ne déclenche pas de notification visible dans le tenant. Le mail Microsoft est envoyé à l’admin, qui parfois n’est plus dans l’organisation, ou dans une boîte qu’il ne consulte plus. Le compte continue à fonctionner jusqu’à la date de renouvellement, et c’est ce jour-là, brutalement, que les licences disparaissent. La date de renouvellement, c’est l’information à connaître. Elle est dans le centre d’administration Microsoft 365.

Microsoft 365 ne sauvegarde pas vos données comme on l’imagine. Les e-mails, fichiers OneDrive, SharePoint sont protégés contre une panne d’infrastructure côté Microsoft, mais pas contre une suppression accidentelle, une attaque ransomware ou la fin d’une licence non renouvelée. Une sauvegarde tierce de Microsoft 365 est devenue, à notre avis, un standard minimal pour toute organisation qui dépend de la plateforme.

Le passage de Business Premium à Business Basic n’est pas réversible automatiquement. Si une association rétrograde et perd certaines fonctionnalités (enregistrements Teams, intégrations Power Platform, certaines politiques de sécurité), restaurer l’environnement antérieur après coup demande du travail. Anticiper évite ce travail.

Pour les associations genevoises qui n’ont pas encore vu le mail

Si votre association utilisait Microsoft 365 Business Premium gratuitement et que vous n’avez rien changé en 2025 ou 2026, le risque est que vos licences se soient éteintes à leur dernier renouvellement, ou s’éteignent au prochain. Le centre d’administration Microsoft 365 (Facturation > Vos produits) montre clairement la date de renouvellement de chaque souscription.

Si vous y voyez une licence « Microsoft 365 Business Premium (Nonprofit Staff Pricing) Donation » ou une « Office 365 E1 (Nonprofit Staff Pricing) », c’est concerné.

Et si rien de tout cela ne vous parle, nous sommes joignables. La consultation initiale pour faire le point sur votre licensing actuel, identifier ce qui est concerné par le changement, et chiffrer les options possibles, prend généralement une heure.